Tankkaart aanvragen – De complete gids voor particulieren en bedrijven

Inleiding

In een tijd waarin mobiliteit essentieel is voor zowel particulieren als bedrijven, speelt efficiënt brandstofbeheer een steeds belangrijkere rol. Een tankkaart – ook wel Tankkaart aanvragen genoemd – is een handige oplossing voor iedereen die regelmatig onderweg is. Of je nu zelfstandige bent, een wagenpark beheert of gewoon op zoek bent naar gemak bij het tanken: een tankkaart aanvragen biedt tal van voordelen.

In dit uitgebreide artikel leer je wat een tankkaart is, hoe je er één kunt aanvragen, wat de voordelen zijn, hoe het zit met btw-aftrek en administratie, en welke aanbieders de moeite waard zijn. Of je nu een zelfstandige ondernemer, een KMO of een particulier bent: na het lezen van dit artikel weet je precies welke tankkaart bij jouw situatie past.

1. Wat is een tankkaart?

Een tankkaart is een betaalmiddel speciaal bedoeld voor het afrekenen van brandstof en soms ook voor aanvullende diensten zoals carwash, tol, onderhoud of elektrisch laden. De kaart is gekoppeld aan een voertuig of bestuurder en biedt een overzichtelijke administratie van alle tankbeurten.

In plaats van bonnetjes te bewaren, ontvang je maandelijks één duidelijke factuur. Zo bespaar je tijd en voorkom je fouten bij het doorgeven van uitgaven.

1.1 Voor wie is een tankkaart bedoeld?

Zelfstandigen en zzp’ers
Kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s)
Bedrijven met wagenpark
Particulieren (sommige aanbieders bieden nu ook privékaarten aan)

2. De voordelen van een tankkaart aanvragen

Een tankkaart is niet zomaar een betaalkaart – het is een hulpmiddel dat gemak, overzicht en besparing biedt. Hieronder volgen de belangrijkste voordelen.

2.1 Gemak en efficiëntie

Geen stapels bonnetjes meer of verloren papieren. Met een tankkaart betaal je snel en eenvoudig, en alle transacties worden automatisch geregistreerd.

2.2 Eén factuur voor alle brandstofkosten

Aan het einde van elke maand ontvang je één factuur met alle tankbeurten. Dit maakt de boekhouding een stuk eenvoudiger. De factuur bevat:

Datum en tijdstip van tanken
Locatie van het tankstation
Literprijs en totaalbedrag
Type brandstof

2.3 Betere kostenbeheersing

Door het overzicht in verbruik kun je brandstofkosten beter monitoren en onregelmatigheden snel opsporen. Voor bedrijven is dat essentieel om het wagenpark rendabel te houden.

2.4 Volledige btw-aftrek

Omdat alle gegevens netjes op de factuur staan, kan de btw eenvoudig worden teruggevorderd. Dat scheelt administratieve tijd én geld.

2.5 Veiligheid

Een tankkaart is veiliger dan contant geld. Gaat de kaart verloren, dan kan deze direct worden geblokkeerd. Daarnaast kunnen limieten worden ingesteld, bijvoorbeeld:

Maximale tankbeurten per dag/week
Brandstoftype
Gebruiksregio

2.6 Extra diensten

Sommige kaarten bieden meer dan alleen brandstof:

Autowassen
Parkeren
Tolbetaling
Elektrisch laden

3. Hoe werkt een tankkaart precies?

Wanneer je een tankkaart aanvraagt, krijg je een fysieke kaart (zoals een bankpas) met een unieke code.

Bij het tankstation steek je de kaart in de betaalautomaat.
Je voert je pincode in.
Je tankt de gewenste hoeveelheid brandstof.
De betaling wordt automatisch gekoppeld aan jouw kaartnummer.

Alle transacties worden geregistreerd en verwerkt in een maandelijkse factuur.

4. Soorten tankkaarten

Er bestaan verschillende soorten tankkaarten, afhankelijk van je behoeften en type voertuig.

4.1 Multimerk-tankkaart

Een multimerk-tankkaart kan gebruikt worden bij meerdere merken en netwerken. Voorbeelden:

DKV
UTA
Eurowag
Shell Multi-Network Card

Voordeel: je bent niet gebonden aan één merk of keten.

4.2 Merkspecifieke tankkaart

Deze kaarten worden uitgegeven door één brandstofmaatschappij, zoals:

Shell Card
TotalEnergies Card
Esso Card
Q8 Card

Voordeel: vaak scherpe kortingen bij dat merk.

4.3 Elektrische laadpassen

Voor wie elektrisch rijdt, bestaan laadpassen waarmee je toegang hebt tot duizenden laadpunten in binnen- en buitenland.
Bekende aanbieders:

NewMotion (Shell Recharge)
EVBox
Chargemap

4.4 Privé-tankkaarten

Steeds meer aanbieders bieden ook tankkaarten voor particulieren aan. Deze werken vaak samen met banken of brandstofnetwerken.

5. Hoe kun je een tankkaart aanvragen?

Een tankkaart aanvragen is meestal eenvoudig en kan volledig online.

5.1 Stappenplan

Vergelijk aanbieders. Kijk naar prijzen, netwerken, kortingen en voorwaarden.
Kies het type kaart. Zakelijk, privé, elektrisch of hybride.
Vul het aanvraagformulier in. Vermeld bedrijfsgegevens, kentekens en bestuurders.
Onderteken het contract. Dit kan digitaal.
Ontvang de kaart per post. Meestal binnen 5 tot 10 werkdagen.
Activeer en gebruik. Na activatie kun je meteen tanken.

5.2 Benodigde documenten (voor bedrijven)

KVK-nummer of ondernemingsnummer
BTW-nummer
IBAN-rekeningnummer
Gegevens van de bestuurders

6. Belastingvoordelen en btw-aftrek

Een groot voordeel van een zakelijke tankkaart is de btw-aftrekbaarheid.

6.1 Btw-aftrek

Omdat elke tankbeurt op de maandelijkse factuur vermeld staat, is de btw 100% aftrekbaar, mits de brandstof wordt gebruikt voor zakelijke doeleinden.

Bij gemengd gebruik (zakelijk en privé) kan slechts een deel worden afgetrokken, meestal naar rato van het zakelijk gebruik.

6.2 Fiscale aftrekbaarheid

Naast btw-aftrek zijn ook de brandstofkosten zelf fiscaal aftrekbaar als beroepskosten. Dit geldt voor zelfstandigen en bedrijven.

6.3 Kilometerregistratie

Voor een correcte aftrek is een nauwkeurige kilometerregistratie belangrijk. Veel tankkaartaanbieders bieden software waarmee deze automatisch kan worden bijgehouden.

7. Tankkaart voor zelfstandigen en KMO’s

Voor zelfstandigen en KMO’s is een tankkaart bijna onmisbaar. Ze bespaart tijd, vereenvoudigt administratie en biedt financieel voordeel.

7.1 Waarom zelfstandigen kiezen voor een tankkaart

Geen rompslomp met bonnetjes
Gemakkelijk btw terugvorderen
Overzicht van alle voertuigen
Mogelijkheid om kaarten te koppelen aan medewerkers

7.2 Meerdere voertuigen beheren

Bedrijven met meerdere wagens kunnen per voertuig een aparte kaart aanvragen. Via een online platform kun je:

Transacties volgen
Limieten instellen
Misbruik voorkomen
Brandstofverbruik analyseren

8. Tankkaart voor particulieren

Hoewel tankkaarten vooral populair zijn bij bedrijven, bieden sommige maatschappijen ook privékaarten aan.
Voordelen:

Maandelijkse factuur
Geen bankkaarten of contant geld nodig
Soms korting per liter

Populaire particuliere kaarten:

Q8 Liberty Card
TotalEnergies Clubkaart
Shell Go+

9. Tankkaart in het buitenland gebruiken

Wie vaak over de grens rijdt, kan kiezen voor een internationale tankkaart. Deze kaarten zijn geldig in meerdere Europese landen.